Digitale Rechnungsverarbeitung

Die Max-Planck-Gesellschaft führt ab Februar 2019 die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen ein. Beginnend mit der Generalverwaltung werden danach sukzessiv auch alle Institute umgestellt. Hier informieren wir Sie, ab wann welches Max-Planck-Institut ebenfalls an den digitalen Rechnungsempfang angeschlossen ist.

Gesetzliche Grundlage

Mit diesem Projekt setzt die MPG die E-Rechnungsverordnung des Bundes um, die aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU resultiert.

Umsetzung in der Max-Planck-Gesellschaft

• Umstellung des Rechnungswesen sukzessive bei jedem einzelnen Max-Planck-Institut
• Zusendung der Rechnungen und Gutschriften per Mail an spezielle Postfächer (invoice-???@gv.mpg.de) je Institut
• Verwendung des Postfachs nach Absprache auch schon vor der Systemumstellung möglich
• Bis zur Systemumstellung als Rechnungsformat nur PDF und ZUGFeRD möglich, erst danach auch XRechnung.
• Keine Anbindung an die Rechnungseingangsplattform des Bundes „PEPPOL“
• Keine Verwendung einer „Leitweg-ID“

Regeln:

• Die Generalverwaltung der MPG akzeptiert keine Rechnungen mehr in Papierform.
• Eine E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten.
• Rechnungen inklusive Anlagen müssen im PDF-Format als Anhänge derselben E-Mail übermittelt werden. Einer Rechnung (einer E-Mail) dürfen mehrere Anlagen beigefügt sein. Der Name der Rechnungsdatei ist beliebig, darf aber nicht mit „AN“ oder „AT“ beginnen, bei weiteren Anhängen muss der Dateiname mit „AN“ oder „AT“ beginnen, z. B. „AN54321.pdf“
• Die Generalverwaltung und jedes Institut hat eine eigene Emailadresse für den Rechnungsempfang. Eventuelle Mailtexte werden dabei nicht gelesen, sondern es werden nur die Anhänge automatisiert verarbeitet. Senden Sie deshalb bitte keine Fragen oder anderen Dokumente an diese Adresse.

Alle Max-Planck-Institute verarbeiten Rechnungen nun Rechnungen und Gutschriften digital.