Digitale Rechnungsverarbeitung

Die Max-Planck-Gesellschaft verarbeitet eingehende Rechnungen und Gutschriften entsprechend der E-Rechnungsverordnung des Bundes nur noch elektronisch. Alle Institute haben dazu ein spezielles Eingangspostfach, an das die Rechnungen zu schicken sind.

Die Max-Planck-Gesellschaft ist NICHT an eine Rechnungsplattform des Bundes angebunden und verwendet KEINE „Leitweg-ID“.

Für die erfolgreiche und zügige Bearbeitung Ihrer Rechnung beachten Sie bitte folgende Regeln:

• Mails an diese Postfächer werden nicht gelesen, es werden nur Anhänge verarbeitet.
• Eine Mail inkl. Anhänge darf nicht größer sein als 10 MB
• Die Anhänge werden nur unter Beachtung folgender Regeln verarbeitet:
  • Der Name der Rechnungsdatei ist grundsätzlich beliebig, darf aber nicht mit „AN“ oder „AT“ beginnen.
  • Weiterhin darf der Name der Rechnungsdatei nachfolgende Worte nicht enthalten: PackedList, Retourenschein, Lieferschein, Freistellungsbescheinigung, DL Detail, AGB, Widerruf.
  • Anlagen zur Rechnung können der Mail beigefügt werden, diese Dateinamen MÜSSEN mit AN oder AT beginnen und sie müssen das Format PDF haben.

• Die Rechnung kann im Format  PDF, ZUGFeRD oder XRechnung geschickt werden.
• Mails mit anderen Dateitypen oder Mails mit Anlagen, die nicht als solche gekennzeichnet sind,  werden als fehlerhaft ausgesondert.
• Senden Sie die Rechnung ausschließlich an das invoice Postfach, nicht an eine Liste mit mehreren Empfängern.
  Für diesen Zweck nutzen Sie die Kopie-Funktion (cc)

Die Liste mit den jeweiligen Eingangspostfächern der Institute finden Sie hier: