Digitale Rechnungsverarbeitung

Die Max-Planck-Gesellschaft führt ab Februar 2019 die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen ein. Beginnend mit der Generalverwaltung werden danach sukzessiv auch alle Institute umgestellt. Hier informieren wir Sie, ab wann welches Max-Planck-Institut ebenfalls an den digitalen Rechnungsempfang angeschlossen ist.

Gesetzliche Grundlage

Mit diesem Projekt setzt die MPG die E-Rechnungsverordnung des Bundes um, die aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU resultiert.
Damit werden alle Bundesbehörden und nachgelagerte Einrichtungen verpflichtet, Rechnungen in digitaler Form zu empfangen, konsequent medienbruchfrei zu verarbeiten und aufzubewahren.

Ziele und Vorteile

• Umsetzung der E-Rechnungsverordnung
• Medienbruchfreie Annahme und Verarbeitung von Rechnungsbelegen in elektronischer Form
• Bürokratieabbau
• Reduktion von Aufwand und Kosten
• Schnellere Bearbeitung und damit Zahlung
• Lückenlose Information über den Stand der Rechnungsbearbeitung

Regeln:

• Die Generalverwaltung der MPG akzeptiert keine Rechnungen mehr in Papierform.
• Eine E-Mail darf nur eine Rechnung enthalten.
• Rechnungen inklusive Anlagen müssen im PDF-Format als Anhänge derselben E-Mail übermittelt werden. Einer Rechnung (einer E-Mail) dürfen mehrere Anlagen beigefügt sein. Der Name der Rechnungsdatei ist beliebig, darf aber nicht mit „AN“ oder „AT“ beginnen, bei weiteren Anhängen muss der Dateiname mit „AN“ oder „AT“ beginnen, z. B. „AN54321.pdf“
• Die Generalverwaltung und jedes Institut hat eine eigene Emailadresse für den Rechnungsempfang. Eventuelle Mailtexte werden dabei nicht gelesen, sondern es werden nur die Anhänge automatisiert verarbeitet. Senden Sie deshalb bitte keine Fragen oder anderen Dokumente an diese Adresse.

Folgende Rechnungsempfänger sind bereits an die digitale Verarbeitung angeschlossen:

Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft, München: invoice-gv@gv.mpg.de
Max-Planck-Institut für biophysikalische Chemie, Göttingen: invoice-bich@gv.mpg.de
Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik, Freiburg: invoice-immu@gv.mpg.de
Max-Planck-Institut für Quantenoptik, Garching: invoice-qopt@gv.mpg.de