Sachbearbeiter/in Drittmittel und Reisekosten (m/w/d)

Organisation & Verwaltung Jena
Mikrobiologie & Ökologie Geo- und Klimaforschung

Ausschreibungsnummer: 27/2022

Stellenangebot vom 21. Juni 2022

Das Max-Planck-Institut für Biogeochemie (MPI-BGC) in Jena widmet sich der interdisziplinären Grundlagenforschung im Bereich der Erdsystemwissenschaften mit dem Schwerpunkt Klima und Ökosysteme. Das international renommierte Institut mit derzeit rund 230 Beschäftigten begeht im Jahr 2022 sein 25-jähriges Jubiläum. Jena ist für High-Tech-Industrie, international renommierte Forschungseinrichtungen und eine moderne Universität bekannt. Es verfügt aber auch über eine schöne Naturkulisse im grünen Saaletal mit steilen Kalksteinhängen. Die Stadt Jena hat eine aktive Studentenszene und ein vielfältiges kulturelles Leben. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Sachbearbeiter/in Drittmittel und Reisekosten (m/w/d) in Teilzeit im Umfang von 0,75 Stellenanteilen, zunächst befristet für 2 Jahre, anschließende Entfristung möglich.

Hintergrund und Positionsbeschreibung:

Die Servicegruppe Verwaltung umfasst die Sachgebiete Personal, Buchhaltung, Einkauf, Warenein- und ausgang, Drittmittel, Reisekosten und Rezeption mit zurzeit 14 Mitarbeiter*innen. Der/die Stelleninhaber/in arbeitet in einem Team von dann 4 Sachbearbeiter*innen Drittmittel und 1 Sachbearbeiter*in Reisekosten. Der/die Stelleninhaber/in arbeitet dabei eng mit teilweise internationalen Wissenschaftler*innen zusammen, deren Bedarfe er/sie aufgrund deutscher und englischer und ggf. weiterer Sprachkenntnisse schnell erfassen und gem. rechtlicher Vorgaben und Richtlinien umsetzen kann. Der Schwerpunkt der Stelle liegt im Bereich Drittmittel; es sind insbesondere Bewerber*innen angesprochen die bereits Erfahrungen auf dem Gebiet der Reisekosten haben; die Einarbeitung in die Sachbearbeitung Drittmittel erfolgt durch die Kolleg*innen. Eine langfristige Beschäftigung ist bei Bewährung möglich.

Ihre Aufgaben:

  • Administrative Sachbearbeitung der Anbahnung, Durchführung und Abrechnung/Auditierung von drittmittelfinanzierten Forschungsverbünden bzw. Drittmittelprojekten nationaler und internationaler Fördermittelgeber und MPG-Vorhaben einschl. Erstellen von Zwischen- und Abschlussnachweisen sowie Vorbereitung externer Mittelverwendungsprüfungen
  • Administrative Koordination der Partner in drittmittelfinanzierten Forschungsverbünden bzw. Drittmittelprojekten nationaler und internationaler Fördermittelgeber und MPG-Vorhaben
  • Administrative Sachbearbeitung übergreifender Aufgaben einschl. der Abstimmung mit den Sachgebieten Personal, Einkauf, Buchhaltung sowie der Generalverwaltung; Unterstützung bei der Weiterentwicklung administrativer Abläufe
  • Beraten von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern zu administrativen Fragen der Projektbeantragung, -durchführung und -abrechnung
  • Administrative Bearbeitung von Dienstreisen nach dem Bundesreisekostengesetz mit Schwerpunkt Inlandsdienstreisen
  • Sicherstellung des Informations- und Datenaustauschs zum Travelcenter der Max-Planck-Gesellschaft
  • Bearbeitung der AirPlus-Kreditkartenabrechnung

Ihr Profil:

  • Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zum/r Bürokaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikationen
  • Kenntnisse und Erfahrungen in der administrativen Anbahnung, Durchführung und Abrechnung von Drittmittelprojekten im Bereich der nationalen und internationalen Forschungsförderung; Kenntnisse zuwendungsrechtlicher Vorgaben der MPG sowie nationaler und internationaler Fördermittelgeber
  • Kenntnisse und Erfahrungen in der Sachbearbeitung von Dienstreisen gem. Bundesreisekostengesetz sowie der allgemeine Verwaltungsvorschrift zum BRKG einschl. 1. und 2. Änderung zu dieser Verwaltungsvorschrift
  • Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
  • Kenntnisse von SAP

Unser Angebot:

Teilzeitarbeit ist grundsätzlich möglich. Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen nach EG 9a TVöD Bund; zusätzlich gewähren wir eine Altersversorgung in Anlehnung an den öffentlichen Dienst (VBL). Die Max-Planck-Gesellschaft bemüht sich um die Gleichstellung von Frauen und Männern und um Vielfalt. Sie will den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden daher ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Bereichen. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen von Schwerbehinderten sind ausdrücklich erwünscht.

Ihre Bewerbung:

Der Verwaltungsleiter Dr. Matthias Braun () steht Ihnen für Rückfragen gerne zur Verfügung. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns bitte Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf sowie Namen und Kontaktinformationen zweier Referenzen per E-Mail zusammengefasst in einer PDF-Datei (max. 10 MB) bis zum 02. August 2022 unter Angabe der Kennziffer 27/2022 an oder an das

Max-Planck-Institut für Biogeochemie
Personalbüro: Kennwort “Sachbearbeiter Drittmittel und Reisekosten”
Hans-Knöll-Straße 10
07745 Jena

Wir bitten darum, keine Bewerbungsmappen zu verwenden, sondern ausschließlich Kopien einzureichen, da Ihre Unterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens datenschutzgerecht vernichtet werden. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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