Executive Assistant / Fremdsprachenassistenz (m/w/d)

Das Max-Planck-Institut für Molekulare Zellbiologie und Genetik (MPI-CBG) in Dresden sucht eine/n Executive Assistant/ Fremdsprachenassistenz (m/w/d).

Der/die erfolgreiche Kandidat/in wird den Chief Operating Officer (COO) und den Verwaltungsleiter umfassend unterstützen, um ein effizientes und effektives Zeit- und Arbeitsmanagement zu gewährleisten. In dieser wichtigen Funktion an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung sind Sie ein höflicher erster Ansprechpartner und zeichnen sich durch ein hohes Maß an Professionalität und Taktgefühl aus. Darüber hinaus unterstützen Sie unsere wissenschaftlichen Service- und Einrichtungsleiter in verschiedenen Bereichen, z. B. bei der Reise- und Veranstaltungsplanung. Ein weiterer Aufgabenbereich ist die Unterstützung und Kontinuität im Bereich des Technologietransfers und der Interaktion mit der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft. Die Stelle ist ideal für jemanden, der serviceorientiert ist, auf Details achtet und über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügt.

Das MPI-CBG ist ein Institut der renommierten Max-Planck-Gesellschaft, das bahnbrechende biomedizinische Forschung auf dem neuesten Stand der Wissenschaft betreibt. Das Institut beschäftigt rund 500 Mitarbeiter aus mehr als 50 Nationen auf der ganzen Welt. Das Forschungsprogramm des MPI-CBG dreht sich um die wissenschaftliche Frage "Wie bilden Zellen Gewebe?" und bringt Biologen, Chemiker, theoretische Physiker und Informatiker zusammen, um ein dynamisches, interdisziplinäres Arbeitsumfeld zu schaffen.  Das Institut hat seine Forschungsvision vor kurzem erweitert und umfasst nun auch Modelle aus Stammzellen, synthetische Gewebesysteme und organoide Modelle. Das Institut ist bekannt für seine flache Organisationsstruktur, die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, Chancengleichheit und die Unterstützung von Familien.

Ihre Aufgaben

• Organisation von Verwaltungsaufgaben für den COO und die Service & Facility Leiter/Innen mit Schwerpunkt auf Terminplanung, Kommunikation, Veranstaltungen und Reisen
• Bearbeitung und Beantwortung schriftlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache bei Wahrung der Vertraulichkeit
• Planung und Buchung von nationalen und internationalen Geschäftsreisen und aller damit verbundenen Logistik
• Vorbereiten von Inhalten für Materialtransfervereinbarungen (MTAs) gemäß Standardprotokollen
• Planung und Koordination von Veranstaltungen (z.B. Vorlesungen von Gastwissenschaftler/innen, Besuche von Mitarbeiter/innen, Meetings, Seminare, Alumni-Veranstaltungen)
• Vorbereitung von Tagesordnungen und Unterlagen, Anfertigung von qualitativ hochwertigen Sitzungsprotokollen und Weiterverfolgung von Aktionspunkten nach Anweisung
• konstante Absprache mit anderen Assistent*innen in Bezug auf die Aufgaben, Qualität und Arbeitspraxis

Wir erwarten

• Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär/in (m/w/d) oder vergleichbar
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B2 oder höher)
• interkulturelle Kompetenz und Organisationstalent
• gutes Zeitmanagement, ausgeprägte Fähigkeit zum Multitasking und zur Prioritätensetzung bei einem vielfältigen und wechselnden Aufgabenbereich
• sehr gute Kenntnisse der Standard-Softwarepakete, insbesondere MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Das wünschen wir uns

• Berufserfahrung in einem vergleichbaren Arbeitsumfeld
• Erfahrung in der Entwicklung interner Prozesse und Ablagesysteme
• ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kundenorientierung
• gute EDV Kompetenzen (z. B. Microsoft Office Suite)
• Kreativität, Optimismus und Motivation bei der Lösung von Problemen

Wir bieten

• einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem angenehmen Betriebsklima
• eine ausführliche Einarbeitung
• Entgelt und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) Bund
• bei Erfüllung der objektiven und subjektiven Eingruppierungsvoraussetzungen ist die Eingruppierung bis EG 8 möglich
• einen zunächst auf 2 Jahre befristeten Vertrag mit der Aussicht auf eine Verlängerung, vorbehaltlich der Zustimmung beider Parteien
• einen Arbeitgeberzuschuss zum JobTicket (VVO)
• Möglichkeiten zum regelmäßigen fachlichen Austausch sowie zur individuellen Fortbildung und persönlichen Weiterentwicklung
• aktive Maßnahmen zur Förderung des betrieblichen Gesundheitsmanagements und der Work-Life-Balance
• die Chance auf Homeoffice und mobiles Arbeiten nach Vereinbarung

Erste Fragen zu der Stelle können an Brian von Rueden, Head of Human Resources, über Mail gerichtet werden. Weitere Informationen über unser Institut finden Sie unter: MPI-CBG.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung inklusive Motivationsschreiben, CV und relevanten Zeugnissen bis zum 03.05.2024 unter 2024-ExecutiveAssistant-COO-6000 über unser Online-Bewerbersystem.

Max-Planck-Institut für molekulare Zellbiologie und Genetik
Pfotenhauerstraße 108
01307 Dresden, Deutschland

www.mpi-cbg.de

• Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Gleichberechtigung und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Bereichen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Religion, Alter und anderen Komponenten der Identität.
• Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, den Anteil von Frauen in den Bereichen zu erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Wir fordern daher Frauen ausdrücklich auf, sich zu bewerben.
• Die Max-Planck-Gesellschaft ist ferner bestrebt, den Anteil von Menschen mit Behinderungen in ihrer Belegschaft zu erhöhen und fordert daher qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber auf, sich zu bewerben.
• Die Max-Planck-Gesellschaft unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und ist nach dem Audit "berufundfamilie" zertifiziert.
• Wenn Sie eine Bewerbung an das MPI-CBG senden, übermitteln Sie personenbezogene Daten. Bitte lesen Sie unsere Datenschutzerklärung, um zu erfahren, wie wir personenbezogene Daten gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung. Mit dem Absenden Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Informationen in unserem Datenschutzhinweis zur Kenntnis genommen haben.