Forschungsbericht 2015 - Archiv der MPG

Das Archiv der Max-Planck-Gesellschaft – ein Rückblick auf das Jahr 2014

Autoren
Starkloff, Kristina
Abteilungen
Archiv der MPG
Zusammenfassung
Das Jahr 2014 brachte neben einer Eröffnungsbilanz des Status quo verschiedene Neuerungen mit sich. Neben personellen Veränderungen, darunter eine neue Archivleitung, ist insbesondere die Digitalisierung von MPG-Filmen hervorzuheben. Erstmalig kann dieses Material interessierten Nutzern zur Verfügung gestellt werden. Großes Augenmerk fiel auf eine verbesserte Sichtbarkeit des Archivs und eine bessere Nutzbarkeit der Archivbestände. Wie jedes Jahr erhielt das Archiv viele wissenschaftliche und sachliche Anfragen aus dem In- und Ausland sowie aus Max-Planck-Instituten und der Generalverwaltung.

Bestandsaufnahme / bessere Öffentlichkeitswirkung

Das Jahr 2014 diente neben der Erledigung archivischer Kernbereiche vornehmlich zur Ermittlung des Iststands. Nach dem plötzlichen Ableben des Leiters Ende 2013 galten insbesondere die ersten Monate zunächst der Bestandsaufnahme. Dabei konnten bereits erste Lösungsansätze entwickelt werden. Trotz geringerer Mitarbeiteranzahl und steigender Anforderungen, die nicht zuletzt aus dem Forschungsprogramm „Geschichte der MPG“ resultierten, konnte der Dienstbetrieb nahezu uneingeschränkt aufrecht erhalten werden. Dies liegt vor allem an dem hohen Engagement der Archivmitarbeiter, Praktikanten und Hilfskräfte, denen an dieser Stelle herzlichst gedankt sei.

Ein wichtiger Aspekt ist die Dringlichkeit einer größeren Öffentlichkeitswirksamkeit des Archivs.

Insbesondere in den Max-Planck-Instituten ist die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Unterlagen an das Archiv abgeben zu können, zu wenig bekannt. So besteht die Gefahr, dass ein sehr wichtiger Teil der MPG-Überlieferung verlorengeht. Aber auch Forscher sind nicht zuletzt aufgrund der wenig ausgereiften Internetpräsenz nicht über die Existenz des Spezialarchivs und seiner wertvollen Überlieferung informiert. Im Rahmen von Archivführungen für externe und MPG-Besucher, einer Lehrveranstaltung in Kooperation mit der TU-Berlin und Kontaktaufnahmen zur Generalverwaltung wurden erste Schritte in Richtung einer größeren Wahrnehmung unternommen.

Höchste Priorität wurde entsprechend der besseren Zugänglichkeit von Informationen zu den Archivbeständen (Findmitteln) zugewiesen. Die Grundvoraussetzung dieses Online-Services ist, sämtliche Verzeichnisse datenbankgestützt zu erfassen. Entsprechend müssen Findmittel, die im Wordformat oder in Papierform vorliegen, „retrokonvertiert“, d.h. in die Archivdatenbank übertragen werden. Zur Finanzierung wurden DFG-Gelder beantragt, die Ende des Jahres bewilligt wurden. Spätestens im Herbst 2015 sollten somit sämtliche vorhandenen Informationen archivfachlich korrekt elektronisch erfasst und über die Internetpräsentation des Archivs zugänglich sein. Bestandsinformationen, die rechtlich der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden dürfen und datenbankgestützt erschlossen sind, stehen seit Sommer in einem Onlineportal zur Verfügung. Darüber hinaus speiste das Archiv der MPG seine Daten in das im September 2014 freigeschaltete Archivportal-D der Deutschen Digitalen Bibliothek ein. Langfristig soll so eine deutschlandweite und archivübergreifende Suche möglich werden.

Ein breiterer Zugriff auf die überwiegend seltenen Publikationen der Spezialbibliothek wurde mit der Konvertierung der Daten in einen Verbundkatalog vorbereitet. Eine ansprechendere visuelle Gestaltung des Eingangsbereichs und des Flurs im öffentlichen Bereich des Archivs konnte mit relativ geringem finanziellem, dafür umso kreativerem Aufwand durchgeführt werden. Hervorgehoben sei hier die Porträt-Serie von Max Planck, aufgenommen von Hugo Erfurth ca. 1936, die nun als Reproduktion den Eingangsbereich des Archivs schmückt und von Besuchern positiv aufgenommen wurde.

Aufbereitung übernommener Akten/Lagerung

Als problematisch für zukünftige Übernahmen der Generalverlwaltung erwies sich, dass die Aufstellung und Bearbeitung dieses Verwaltungsschriftguts nicht archivfachlichen Kriterien entspricht. Für die Forschung unerlässlich ist dabei, dass die Unterlagen eine eindeutige Signatur erhalten. Entsprechend wurde eine Tektonik (systematisch-hierarchische Gliederung) entwickelt, die weitgehend dem Herkunftsprinzip folgt, d.h. der Organisation nach der abgebenden Stelle (Provenienz).

Eine weitere Voraussetzung für die dringend anstehenden Übernahmen ist die platzsparende und bestandsschonende Lagerung und Aufstellung der Archivalien. Die im Vorjahr geräumten Magazine des Haupthauses wurden fortwährend mit rund 800 laufenden Metern Archivalien aus dem sogenannten Turm-Magazin planmäßig befüllt, sodass Raum für größere Anlieferungen geschaffen werden konnte.

Vor dieser endgültigen Einlagerung müssen die Unterlagen aufwändig in Spezialkartonagen verpackt werden. Zur Unterstützung konnten dazu zeitweise bis zu drei zusätzliche Kräfte gewonnen werden, die nach Einarbeitungsphasen dem Archivteam tatkräftig Hilfe leisteten.

Große Bedeutung kommt der diesjährig durchgeführten Digitalisierung des gesamten Filmbestands zu. Somit stehen die ca. 400 16-mm Acetatfilmrollen erstmalig der Forschung zur Verfügung. Das Filmträgermaterial ist für eine längere Archivierung ungeeignet, sodass die Medien dringend umkopiert werden mussten. Auch die gemeinsame Lagerung mit den Fotografien erwies sich als problematisch, sodass die beiden wichtigen Bestände in der Aufbewahrung örtlich getrennt wurden. Inhaltlich handelt es sich um Originalmaterial, das in den 1950er-Jahren von Herbert Fuhrmann, dem Leiter der damaligen „Dokumentationsstelle der MPG“ in Göttingen, aufgenommen wurde. Einzelstücke plant das Archiv vorab auf der neuen Archivhomepage zu zeigen. Später soll dort der gesamte Film- und Tonbestand online zur Verfügung stehen. In Kooperation mit der Max Planck Digital Library wird im Lauf des Jahres 2015 eine Bild-, Ton- und Filmdatenbank entwickelt werden, auf der die diversen audiovisuellen Medien angeschaut und in verschiedenen Qualitäten runtergeladen werden können.

Ausstellungen

Aus den Beständen des Archivs wurden wie jedes Jahr Ausstellungen beschickt, darunter das Jüdische Museum in München und das militärhistorische Museum der Bundeswehr in Dresden. Aus der intensiven Zusammenarbeit mit den Gestaltern der Dauerausstellung des Harnack-Hauses entstanden diverse Faksimiles. Dauerleihgaben des Archivs bereichern die Vitrinen der Tagungsstätte.

Die Vortragsreihen des Archivs wurden zunächst fortgesetzt. Für das Jahr 2015 ist eine Neuausrichtung geplant.

Zur Thematik „Nachlässe“ wurde in Kooperation mit dem Lehrstuhl Wissenschaftsgeschichte an der Technischen Universität Berlin im Sommersemester 2014 ein Seminar angeboten, das die Studierenden qualifiziert an den Umgang mit Archivquellen heranführte. Archivführungen wurden von Dozenten der Berliner Universitäten als Auftakt für ihre Lehrveranstaltungen genutzt. Darüber hinaus wurde die Ausbildung junger Archivare im Rahmen von betreuten Praktika befördert.

Übernahme

Die Anwerbung von Archivalien bedarf stets aufwändiger Aktivität und Werbung im Vorfeld. Zunächst muss das Archiv mit seinen Aufgaben und Sammlungsschwerpunkten vorgestellt werden. Hinzu kommt die Vermittlung des Aspekts der Archivwürdigkeit: Nicht alle Dokumente, die Abgebende als zentral beschreiben, sind Teil einer aussagekräftigen Überlieferung, bzw. nicht alle Dokumente, die wertlos erscheinen, sind auf lange Sicht uninteressant für die Forschung. Darüber hinaus sind Beratungen in puncto Datenschutz und Schutz persönlicher Daten Dritter notwendig. Angesichts zu erwartender steigender Papiermengen und des Auftrags, eine aussagekräftige Überlieferung zu bilden, spielt die archivische Bewertung (Einstufen der Unterlagen in archivwürdige – auf Dauer aufzubewahrende – und zu vernichtende Akten) eine immer größere Rolle.

Insgesamt wurden in diesem Jahr knapp 200 laufende Meter Akten sowie einige Manuskripte und Fotos an das Archiv der Max-Planck-Gesellschaft abgegeben.

Den Großteil machten dabei Unterlagen der Abteilungen II (Max-Planck-Gesellschaft) und III (Nachlässe von Mitgliedern, leitenden Angestellten und Freunden der Max-Planck-Gesellschaft) aus. Unter den eingeworbenen Nachlässen ist insbesondere der von Hans-Peter Dürr hervorzuheben. Große Bedeutung kommt den Unterlagen der Informationsvermittlung des Max-Planck-Instituts für Biochemie zu. Neben den Aktivitäten einer institutsübergreifenden Serviceeinrichtung, die über vier Jahrzehnte an wesentlichen Entscheidungen im Bereich der wissenschaftlichen Informationsversorgung der Max-Planck-Gesellschaft beteiligt war, können Forscher daran exemplarisch den Einfluss des Internets auf die Methoden und Strukturen der wissenschaftlichen Kommunikation innerhalb und außerhalb der MPG nachvollziehen.

Die Bibliothek erweiterte ihren Bestand um 185 Bücher, worunter 83 Pflichtexemplare fallen.

Auch 2014 erfolgte die Komplettsicherung der Internetseiten der Institute und der Generalverwaltung.

Erschließung

Auf Grundlage der neuen Tektonik wurde damit begonnen, die Akten der Max-Planck-Gesellschaft systematisch zu erfassen. Im Vor- und Nachlassbereich konnte der Bestand Rheinberger (ZA 223) abgeschlossen werden.

Langzeitarchivierung elektronischer Daten

Elektronische Daten werden derzeit noch zurückhaltend übernommen. Die Ursache ist weiterhin die noch nicht vorhandene Infrastruktur zur nachhaltigen Übernahme genuin elektronischer Daten. Derzeit verfügen allein das Bundes-, Staats- und Landesarchiv sowie große Stadtarchive über derartige Programme, die sich in ständiger Weiterentwicklung von grundlegenden Bereichen befinden. Positiv zu berichten ist, dass die Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns dem Archiv der Max-Planck-Gesellschaft die Abgabe der im Verbund entwickelte Software DIMAG zu „MPG-Konditionen“ zusagte. Dadurch ist gewährleistet, dass die bereits bestehende Infrastruktur der Rechenzentren effektiv genutzt werden kann und zugleich die Daten innerhalb der Gesellschaft bleiben.

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