Assistent*in (m/w/d) für Büromanagement

Das Max-Planck-Institut für Infektionsbiologie in Berlin-Mitte ist eines von 85 Forschungsinstituten der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. und ist weltweit eine der führenden Institutionen für die Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Infektionskrankheiten.

Zur Unterstützung unseres geschäftsführenden Direktors suchen wir zum baldmöglichsten Eintritt eine/n Assistent*in (m/w/d) für Büromanagement (Vollzeit). Die Stelle ist für zwei Jahre befristet.

Ihre Aufgaben

Unser Institut wird im November 2025 durch einen Wissenschaftlichen Beirat begutachtet. Zur Vor- und Nachbereitung als auch für die Durchführung der Begutachtung übernehmen Sie als Assistent*in folgende Aufgaben:

• Korrespondenz mit den Gutachtern vornehmlich in englischer Sprache
• Terminkoordination, Planung der Agenda
• Zuarbeit zum Bericht (inkl. Zusammentragen von Daten, Erstellen von Listen) 
• Vorbereitung der Unterlagen (inkl. Tagungsmappe, Beschilderung)
• Reisemanagement, Reisebuchungen und -abrechnungen
• Veranstaltungsmanagement (inkl. Catering, Buchen und Vorbereiten der Räume)
• Daneben fallen folgende Aufgaben an: klassische Sekretariatsaufgaben, inkl. Vor- und Nachbereitung von internen Verwaltungsprozessen, Besprechungen und Veranstaltungen 
• Vorbereitung von Einstellungsprozessen
• Betreuung von neuen Mitarbeitenden, Gästen und Besucher der Forschungsgruppen
• Reisemanagement (Planung, Organisation, Buchungen und Reisekostenabrechnungen nach dem Bundesreisekostengesetz)
• Bearbeitung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Büroorganisation inkl. Postbearbeitung, Ablage und Archivierung

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikationen bzw. einschlägige Erfahrungen in der Büroorganisation, vorzugsweise in einer öffentlichen Verwaltung
• Kommunikationsstark in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch
• Sehr gute Kenntnisse mit den MS-Office Programmen,
• Selbständigkeit, Verantwortungsbewusstsein, schnelle Auffassungsgabe, Teamfähigkeit und Flexibilität,
• Hohes Maß an Sozialkompetenz und Eigeninitiative,
• Organisationstalent, freundlich und serviceorientiert
• Kenntnisse im Bundesreisekostengesetz von Vorteil

Unser Angebot

Wir bieten eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem multikulturell geprägten Umfeld (Arbeitssprache ist vorwiegend Englisch) mit engem Kontakt zu allen wissenschaftlichen und wissenschaftsunterstützenden Bereichen und  flexiblen Arbeitszeiten 
inkl. der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.

Wir bieten bei entsprechender Qualifikation eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe 8 nach TVöD Bund sowie verschiedene Sozialleistungen und zusätzliche Altersversorgung durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder. Des Weiteren kann ein vergünstigtes Jobticket erworben werden.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds. Die Max-Planck-Gesellschaft ist ferner bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Ihre Bewerbung

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte bis zum 21.05.2024 ausschließlich online über unser Bewerbungsportal.   

Auf dieser Website können Sie auch Ihre Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als PDF hochladen.