Persönliche Assistenz (m/w/d) für den Direktor der Abteilung Nano-Optik (Teilzeit)

Das Max-Planck-Institut für die Physik des Lichts in Erlangen (Bayern) ist eine international ausgerichtete Forschungseinrichtung. Forschungsschwerpunkt unserer Abteilung Nano-Optik ist die Untersuchung der Licht-Materie-Wechselwirkung auf der Ebene einzelner Lichtteilchen und einzelner Materieteilchen. In 12 Laboren verwenden wir hochpräzise Lasersysteme und neuartige Mikroskope, um die Nanowelt, teilweise bei Temperaturen nahe dem absoluten Nullpunkt, zu beobachten und zu verstehen.

Zur Unterstützung unseres internationalen Teams von Wissenschaftler*innen suchen wir schnellstmöglich eine Persönliche Assistenz (m/w/d) für den Direktor der Abteilung Nano-Optik in Teilzeit.

Wir erwarten von Ihnen

• Eine abgeschlossene (wissenschaftliche) Hochschulbildung oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Kommunikation, Büroorganisation, Reisemanagement bzw. gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen (vorzugsweise im universitären Bereich)
• Exzellentes und makelloses Organisationstalent
• Strukturierte und effiziente Arbeitsweise und ausgeprägtes analytisch-konzeptionelles Denkvermögen
• Sehr gutes Ausdrucksvermögen und überzeugendes, zuvorkommendes sowie serviceorientiertes Auftreten
• Hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibilität sowie eine äußert zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise auch unter Termindruck
• Sehr gute MS-Office Anwenderkenntnisse
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sie arbeiten gern in einem engagierten Team und haben Freude am Kontakt mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturkreisen. Offenheit für stets wechselnde Anforderungen in einem international agierenden Forschungsinstitut runden Ihr Profil ab.

Ihre Tätigkeiten

• Unterstützung des Direktors bei allen anfallenden organisatorischen Aufgaben der Abteilung
• (u.a. vorbereitende Tätigkeiten der Finanz- und Personalverwaltung in enger Zusammenarbeit mit der Finanz- und Personalabteilung des Instituts)
• Pflege der Abteilungswebsite mittels Content Management System (Typo 3) in enger Zusammenarbeit mit der PR-Abteilung des Instituts, sowie Betreuung von Social-Media-Kanälen
• Organisation, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen des Direktors (nach BRKG)
• Allgemeine Büroorganisation (Bearbeitung von E-Mails, Terminplanung, Ablage- und Dokumentenmanagement, Organisation von Meetings)
• Unterstützung des Direktors bei der Vorbereitung interner wie externer Berichte und Anträge
• Betreuung internationaler Gäste der Abteilung
• Veranstaltungsorganisation in enger Zusammenarbeit mit dem Meeting-Management des Instituts
• Schnittstelle zu anderen wissenschaftlichen und administrativen Bereichen des Instituts

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld sowie ein gutes Arbeitsklima in einem freundlichen Team. Sie haben die Möglichkeit zur regelmäßigen Fortbildung. Die Vergütung richtet sich je nach Qualifikation und Erfahrungen nach der Entgeltordnung des Tarifvertrags des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Es erwarten Sie weitere Sozialleistungen wie eine zusätzliche Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) und regelmäßige Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements. Umfassende Einarbeitung durch erfahrene und qualifizierte Kolleginnen und Kollegen. Die Position ist zunächst auf zwei Jahre befristet.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns ein wichtiges Anliegen, wir unterstützen Sie daher gerne bei der Suche nach geeigneten Kinder­betreuungseinrichtungen. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Gender- und Diversity-Gerechtigkeit. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich spätestens bis zum 17. Mai 2024 über unser Online-Bewerbungstool.