Sachbearbeiter*in / Teamassistent*in

Organisation & Verwaltung München

Ausschreibungsnummer: 1422

Stellenangebot vom 12. November 2022
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 86 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit einer der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Die Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. sucht für ihr Büro Berlin zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sachbearbeiter*in / Teamassistent*in
(Kennziffer 134/22)

Ihre Aufgaben werden sein
  • Assistenz für Referatsleitung des Büros Berlin und bei Präsenz von AL W in Berlin
  • Spezifische Organisations- und Unterstützungsleistungen für Abt. W
  • Aktualisierung des Kalenders der Wissenschaftsorganisationen in Berlin
  • Betreuung der Leitung der MPG bei Präsenzveranstaltungen in Berlin
  • Terminkoordination politischer Gespräche der Leitung
  • Aktualisierung des politischen Fahrplans des Präsidenten
  • Bearbeitung interner und externer Anfragen, Erstellung von Präsentationsfolien, Mitarbeit an der Datenbankentwicklung und -pflege
  • Termin-, Reise- und Beschaffungsmanagement, Kassenführung, Organisation von Post - Ein- und Ausgang sowie Aktenablage
  • Gesamtorganisation des Berliner Büros, Ansprechpartner*in für alle Fragen rund um die räumliche und technische Ausstattung (Telefonanlage, PCs, Videokonferenz)
  • Empfang von Besuchern und Erteilung von Auskünften
  • Übernahme von Sonderaufgaben und Betreuung von Veranstaltungen
    (auch online):
o Bereitstellung bzw. logistische und technische Anpassung der IT-Infrastruktur im Austausch mit IKT und Veranstaltungsteam

o Veranstaltungen im Wissenschaftsforum betreuen (Catering, Technik)

o Unterstützung der Münchner Organisations-Teams bei Veranstaltungen in Berlin

  • Vertretung der Assistenz in München
  • Assistenz für Referent*innen im Büro Berlin
  • Koordination der Zusammenarbeit Büro Berlin und Generalverwaltung, Arbeitsschutz, Onboarding Management von Neuzugängen, Informationen über Maßnahmen des Betriebsrats, Softwareupdates, Vor-Ort-Betreuung von Umbaumaßnahmen
Was Sie mitbringen
  • Einschlägige Berufsausbildung, z. B. abgeschlossene Ausbildung zur Bürokauffrau/ zum Bürokaufmann, mehrere Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position
  • Sorgfalt, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und ein ausgeprägtes Organisationstalent
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
  • Sehr gute Kenntnisse der üblichen Web- und MS-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) und Datenbankkenntnisse (Filemaker Pro) sowie sehr gute Schreibleistungen
  • Bereitschaft zur Einarbeitung in andere EDV-Programme
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Das bieten wir Ihnen
Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Ihr Arbeitsplatz liegt in zentraler Lage in Berlin (Gendarmenmarkt) und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen.

Was Sie von uns erwarten können
  • Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
  • Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
  • Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
  • Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
  • Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 134/22).

Bewerbungsfrist: 13. Dezember 2022

MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung München
Abteilung Personal und Personalrecht
www.mpg.de
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