Sachbearbeiter*in / Assistent*in

Organisation & Verwaltung München

Ausschreibungsnummer: 1257

Stellenangebot vom 26. November 2021
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in mehr als 86 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten. Die Generalverwaltung der MPG sucht für das Büro der Leiterin der Abteilung Personal und Personalrecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n

Sachbearbeiter*in / Assistent*in
(Kennziffer 108/21)

Der Anspruch der Abteilung Personal und Personalrecht ist es, Leitung, Institute und Einrichtungen sowie Organe der Max-Planck-Gesellschaft mit einem Rundum-Service in allen personal- und kollektivrechtlichen Fragen zu beraten und zu unterstützen.

Ihre Aufgaben
Im Vorzimmer des Büros der Leitung der Abteilung Personal und Personalrecht unterstützen Sie die Abteilungsleitung bei deren Führungsaufgaben durch Sekretariats- und Verwaltungstätigkeiten sowie die Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs des Vorzimmers. Zu Ihren Aufgaben gehören im Einzelnen:
  • Unterstützung der Abteilungsleitung durch sachbearbeitende Tätigkeiten, z. B. Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen sowie Inhouse-Seminaren etc.
  • Verwaltung und Koordination der Terminplanung, Organisation von Dienstreisen der Abteilungsleitung und bei Bedarf von Mitgliedern der Abteilung
  • Erstellung von Präsentationen für Vorträge nach vorheriger Recherche
  • Mitarbeit bei vielfältigen abteilungsbezogenen Aufgaben (z. B. Pflege des Intranet) und Projekten (Datenmanagement etc.)
  • Ansprechpartner*in für alle Mitarbeiter*innen der Abteilung, Besucher und Gäste und zugleich Schnittstelle zu anderen Abteilungen der Generalverwaltung
  • Erledigung des in einem erheblichen Anteil selbständig zu führenden Schriftverkehres
  • Koordinierung des Postein- und –ausgangs der Abteilung nach Dringlichkeit und Postverteilung sowie Abwicklung von Bestellungen
  • Führung der Organisationsakten der Abteilung

Wir wünschen uns von Ihnen
  • Sie verfügen über eine einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation)
  • Ein professioneller Umgang mit den gängigen Bürokommunikationssystemen wie MS-Office, SAP, Internet etc. ist wünschenswert
  • Sie weisen eine hohe kommunikative Kompetenz in Wort und Schrift auf sowie gute Englischkenntnisse
  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise gehören zu Ihren Stärken
  • Sie verfügen über ein sicheres und verbindliches Auftreten
  • Ihre Arbeitsweise ist durch hohe Einsatzbereitschaft, Motivation und Belastungsfähigkeit gekennzeichnet
  • Idealerweise bringen Sie bereits einige Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit

Unser Angebot für Sie
Wir bieten Ihnen im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 108/21)

Bewerbungsfrist: 09. Januar 2022

MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung München
Abteilung Personal und Personalrecht
www.mpg.de
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