Ausschreibungsnummer: 1516
Stellenangebot vom 27. Mai 2023Experten*in PMO Programm Management Office für Digital Transformation
(Kennziffer 72/23)
Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungsorganisation und gestalten Sie den digitalen Kulturwandel als Teil unseres Digitalisierungsteams
Die digitale Transformation erwartet von uns, Gewohntes aufzugeben und neues zu erlernen. Sie wird die Art unserer Zusammenarbeit, die Verwaltungsabläufe und die Organisationsstruktur verändern. Damit dies auch organisatorisch gelingt suchen wir eine*n Mitarbeiter*in, der/die die konkreten Veränderungssituationen analysiert, geeignete Change Management Maßnahmen aufbaut und damit die digitale Transformation an und mit über 80 Instituten vor allem in Hinblick auf die Menschen aber auch technologisch gemeinsam mit dem Digitalisierungsprogramm für die Verwaltungsprozesse in der Max-Planck-Gesellschaft umsetzt.
Als PMO Digital Transformation werden Sie innerhalb der Generalverwaltung angesiedelt und sind ein Teil von einem engagierten Kernteam für die Digitalisierungsinitiative (DI) rund um die Head of digital Transformation. Sie werden maßgeblich für die Definition der Templates und Prozesse rund um das Programm Monitoring und Knowledge und Content Management des Programms verantwortlich sein, sowie für die Umsetzung derselben.
Ihre Aufgabe werden sein
Die "Digital Journey" mit professionellen Projekt und Programm Management Tools und Prozessen zu fördern
- Alle Digitalisierungsprojekte in der Planungsphasen zu strukturieren und zu koordinieren sowie für den DI Demand-Management Prozess vorzubereiten
- Den Projektfortschritt- und Status des Programms über das gesamte Projektportfolio zu monitoren und in Abstimmung mit Finanzcontrolling der Organisation im Rahmen der jährlichen Haushaltsplanung bzgl. Programm Budget sowie den Projektleiter*Innen für die restlichen KPIs (Scope, Zeit, Fertigstellungsgrad, Risiken, etc.) ins Management Reporting-Dashboard konsolidierend zu überführen
- Den Status der Priorisierung des Projekt-Portfolios sowie das Risiko-Reporting entsprechend den Lenkungsausschuss-Entscheidungen nachzuhalten und ggf. hinsichtlich nötigen Change Managements in die Projekte zu kommunizieren
- Die Kollaborationsplattform des Programms (SharePoint) sinnvoll weiter zu entwickeln und sowohl die Struktur als auch die Zugriffsberechtigungen operativ zu administrieren.
- Programm Termine (z.B. Jour Fixe), Workshops und Gremien im Programm zu organisieren, vor- und nachzubereiten sowie zu protokollieren.
- Organisatorisch und inhaltlich alle Teilnehmer des Programm-Kernteams und der Lenkungsgremien zu unterstützen und bei administrativen Programm Management Themen operativ zu begleiten.
Was Sie mitbringen
- Ein abgeschlossenes Studium der Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftspsychologie, Betriebswirtschaft, Kommunikationswissenschaften oder vergleichbaren Abschlüssen.
- Idealerweise praktische Berufserfahrung im Project Management Office, Programm- bzw. Multi-Projekt-Controlling und/oder Change Management Organisation mit vergleichbaren Aufgaben Scope.
- Kenntnisse in der Einführung von Prozessänderungen und IT-Projekten und den damit verbundenen Change, Prozess und Projekt Management Maßnahmen.
- Sie verfügen über Expertise von Projektmanagement-Tools und -Techniken sowie Erfahrung in der Arbeit in einer PMO-Funktion.
- Sie sind sicher im Umgang mit dem Management-Reporting und Planungs-Prozessen für Projekte, Multi-Projekte und/oder Programme.
- Sie haben ein verbindliches und sicheres Auftreten, um mit Projektmanager*Innen und Stakeholdern des oberen Managements innerhalb der Organisation in Kontakt zu treten.
- Sie besitzen die Fähigkeit, Komplexität und dynamische Arbeitsabläufe zu managen und haben Freude, sich auf die Besonderheiten einer dynamischen und dezentral organisierten Forschungsinstitution einzulassen.
- Sie haben Engagement und arbeiten eigenverantwortlich mit einem hohen Maß an Sorgfalt.
- Sehr gute kommunikative Fähigkeiten sowie eine hohe soziale Kompetenz sind für Sie selbstverständlich.
- Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der Microsoft Office Suite und konnten bereits Erfahrung zum Management von MS SharePoint sowie relevanten Controlling-Tools sammeln.
- Des Weiteren verfügen Sie über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Sprache und Schrift.
Unser Angebot
Im Rahmen eines befristeten Arbeitsverhältnisses bis 30.06.2029 bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 14 TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes. Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.
Was Sie von uns erwarten können
- Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
- Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
- Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
- Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Online-Bewerbung (Kennziffer 72/23)
Bewerbungsfrist: 28. Juni 2023
MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT
zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Generalverwaltung München
Abteilung Personal und Personalrecht
www.mpg.de