Digitale Rechnungsverarbeitung

Die Max-Planck-Gesellschaft verarbeitet eingehende Rechnungen und Gutschriften entsprechend der E-Rechnungsverordnung des Bundes nur noch elektronisch.

Alle Institute haben dazu ein spezielles Eingangspostfach, an das die Rechnungen zu schicken sind. Die Max-Planck-Gesellschaft ist NICHT an eine Rechnungsplattform des Bundes angebunden und verwendet KEINE „Leitweg-ID“.

Für die erfolgreiche und zügige Bearbeitung Ihrer Rechnung beachten Sie bitte folgende Regeln:

• Mails an dieses Postfach werden nicht gelesen, es werden nur Anhänge verarbeitet.
• Pro E-Mail können wir nur eine Rechnung/Gutschrift verarbeiten.
• Eine E-Mail inkl. Anhänge darf nicht größer sein als 10 MB.
• Rechnungsdatei:
  • Rechnungen empfangen wir gemäß §14 UStG in den Formaten: ZUGFeRD (bevorzugt) oder XRechnung. Konform gesetzlich geltender Übergangs- und Ausnahmeregelungen akzeptieren wir auch noch PDF.
  • Name Rechnungsdatei darf nicht mit Buchstaben „AN“ oder „AT“ beginnen
  • Name darf folgende Worte nicht enthalten: PackedList, Retourenschein, Lieferschein, Freistellungsbescheinigung, DL Detail, AGB, Widerruf.
• Anlagen zur Rechnung:
  • Nur im PDF-Format möglich.
  • Dateinamen MÜSSEN mit „AN“ oder „AT“ beginnen
  • können der E-Mail mit Rechnung/Gutschrift beigefügt werden
• Mails mit anderen Dateitypen oder Mails mit Anlagen, die nicht als solche gekennzeichnet sind, werden als fehlerhaft ausgesondert.
• Senden Sie die Rechnung ausschließlich an das invoice Postfach, nicht an eine Liste mit mehreren Empfängern. Für diesen Zweck nutzen Sie bitte die Kopie-Funktion (cc).
• Die Angabe einer Leitweg-ID ist nicht erforderlich. Bitte notfalls einen beliebigen Platzhalter verwenden.
• Stets unsere Bestellnummer & unseren Ansprechpartner angeben.
• Pro Rechnung nur ein Bestellbezug
• Selbst eingescannte Papierrechnungen bitte vermeiden.

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Eingangspostfächer der Institute