Das Max-Planck-Institut für Radioastronomie ist ein weltweit führendes Institut in der radio­astronomischen Forschung. Die circa 300 oft inter­nationalen Mitarbeitenden und Studierenden am Institut betreiben astro­nomische Grund­lagen­forschung mit Projekten an und Kollaborationen mit Observatorien auf der ganzen Erde und auch im Welt­raum. Daneben führt es techno­logische Entwicklungen und Detektor­bau in High-Tech-Laboren vor Ort durch. Das Institut betreibt u.a. das größte Teleskop in Europa, das 100-m-Radio­teleskop in Bad Münster­eifel Effels­berg, und das Submillimeter­teleskop APEX in 5.100 m Höhe in der Atacama­wüste in Chile.

Insbesondere aufgrund des zusätzlichen Bedarfes im Rahmen des Projektes der MeerKAT Erweiterung welches wir gemeinsam mit unseren Partner*innen in Südafrika durchführen, suchen wir ab sofort und befristet auf drei Jahre für den Standort Bonn Unterstützung durch eine*n Projektassistent*in (m/w/d) im ingenieurwissenschaftlichen Umfeld

Als Mitglied der Projektgruppe arbeiten Sie mit den Projektleiter*innen der Elektronikabteilung zusammen und stehen bei der Erfüllung und Ausführung der allgemeinen administrativen Tätigkeiten sowie in einer unterstützenden Rolle für Projektmanagementaktivitäten zur Seite. Zu diesen Aktivitäten gehören die Unterstützung des Dokumentenmanagements sowie der Betrieb von Plattformen und Werkzeugen für die Zusammenarbeit, die den Bedürfnissen der Projekte entsprechen. Von der Assistenz wird erwartet, dass selbständig Aufträge bearbeitet werden und diese in der Lage ist, Prioritäten für das eigene Tagesgeschäft zu setzen.

Ihre Aufgaben

  • Weitestgehende Übernahme der administrativen Tätigkeiten der Projektmanager*innen in der Logistik, dem Vertragswesen sowie der Beschaffung.
  • Unterstützung bei der Erstellung von technischen Dokumenten und entsprechender Qualitätskontrolle.
  • Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten sowie Durchführung der Qualitätskontrolle im administrativen Bereich.
  • Vorbereitung von Sitzungsagenden, Protokollführung bei administrativen und technischen Besprechungen sowie die Nachverfolgung von Aktionspunktlisten.
  • Verteilung und Übersetzung von Korrespondenz, Berichten und technischen Dokumenten (deutsch und englisch).
  • Allgemeine Unterstützung von Planungs- und Ressourcenmanagement-Aktivitäten.
  • Übernahme der Webseitenpflege der jeweiligen Projekte sowie die Einrichtung und Wartung von Webbasierten Plattformen/Tools.

Die Tätigkeiten können sich im Rahmen der Projektarbeit erweitern, deshalb ist ein flexibler Ansatz und die Bereitschaft zur Anpassung erforderlich.

Ihr Profil

Sie

  • verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondent*in oder Fremdsprachensekretär*in oder eine vergleichbare Ausbildung, die dazu befähigt, Sekretariats- und Bürotätigkeiten in deutscher und englischer Sprache auszuführen. Von Vorteil ist ebenso eine abgeschlossene Fortbildung im Bereich des Projektmanagements, Konfigurationsmanagements oder der Qualitätssicherung.
  • können einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich des Projektmanagements, sowie Kenntnisse bei der Unterstützung von Projektarbeiten oder ähnlicher Aufgaben, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld vorweisen. Idealerweise besitzen Sie Praxiserfahrungen bei der Mitarbeit in einem Projektmanagementbüro.
  • verfügen über ein exzellentes Sprachniveau der englischen Sprache in Wort und Schrift sowie gute Deutschkenntnisse.
  • weisen Kenntnisse im Dokumentationsmanagement, der Konfigurationskontrolle sowie in der Qualitätssicherung vor.
  • können gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft Office-Programmen vorweisen und besitzen die Bereitschaft zur Begleitung der Projekttreffen im In- und Ausland.

Des Weiteren zeichnet Sie eine ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeit sowie eine freundliche und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise aus. Auch zählen zu Ihren persönlichen Stärken eine ausgeprägte Eigeninitiative, Einsatzbereitschaft sowie Diskretion. Sie verfügen über eine proaktive, systematische und absolut präzise Arbeitsweise, die Sie an das Team weitergeben. Ein Grundverständnis bzw. Interesse an ingenieurwissenschaftlichen Tätigkeitsfeldern ist wünschenswert.

Wir bieten

  • einen sicheren und zentral liegenden Arbeitsplatz.
  • eine Bezahlung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes vergütet nach Entgeltgruppe 8 des TVöD-Bund.
  • eine Jahressonderzahlung, ein vergünstigtes Jobticket (VRS) sowie einer attraktiven Altersvorsorge (VBL).
  • flexible Arbeitszeiten und familiengerechte Rahmenbedingungen.
  • vielseitige institutsinterne und institutsübergreifende Fortbildungsmöglichkeiten zur fachlichen sowie persönlichen Weiterbildung.
  • einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen sowie Maßnahmen im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements.