Assistent*in der Geschäftsführung (m/w/d)

Organisation & Verwaltung Heidelberg
Astronomie & Astrophysik

Ausschreibungsnummer: 342

Stellenangebot vom 5. August 2022

Das Max-Planck-Institut für Astronomie (MPIA) in Heidelberg ist mit etwa 320 Mitarbeitenden aus mehr als 40 Ländern eines der weltweit führenden astrophysikalischen Forschungsinstitute.  Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine/n Assistent*in der Geschäftsführung (m/w/d) Kennziffer 342.

Als Assistenz der Geschäftsführung sind Sie verantwortlich für die operative Unterstützung der Geschäftsführung bei deren organisatorischen und administrativen Aufgaben und stellen den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts sicher. Sie sind in ein Assistenz-Team der wissenschaftlichen Abteilungen eingebunden und tragen an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Wissenschaft und Service-Abteilungen zu einer konstruktiven Kommunikation und zum reibungslosten Ablauf der Geschäftsvorgänge bei.

Ihre Aufgaben

  • Selbständige deutsche und fremdsprachliche Korrespondenz, überwiegend englisch
  • Terminplanung, Reiseorganisation
  • Interne Raumplanung: Zuweisung von Büroräumen in Rücksprache mit der Geschäftsleitung
  • Organisatorische Planung und Durchführung von Konferenzen, Workshops und Meetings der Geschäftsführung, insbesondere Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Gremiensitzungen (Fachbeirat, Kuratorium, Board-Meetings)
  • Protokollführung bei Besprechungen der Geschäftsführung der wissenschaftlichen und wissenschaftlich-technischen Abteilungen sowie des gesamten Instituts
  • Anfertigen von Tabellen, Übersichten und Graphiken für Präsentationen und Berichte, Durchführung von Recherchen im Internet
  • Inhaltliche Pflege und Aktualisierung einzelner Webseiten
  • Unterstützung der Geschäftsführung bei internen Wahlen und bei der Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
  • Betreuung von ausländischen Studierenden und Gastwissenschaftlern im Rahmen der Raumplanung

Ihr Profil

Sie bringen eine einschlägige Berufsausbildung im Assistenzbereich mit und haben bereits erste Berufserfahrungen in einem internationalen Arbeitsumfeld, vorzugsweise in einer Forschungseinrichtung, gesammelt. Sie bringen sehr gute Deutschkenntnisse und professionelle, kommunikationssichere Englischkenntnisse mit. Wünschenswert sind darüber hinaus gute Sprachkenntnisse in Spanisch und Französisch. Fundierte Kenntnisse im Umgang mit moderner Bürokommunikationstechnik, Windows, Office-Programmen und Webanwendungen setzen wir voraus. Kenntnisse in LaTeX wären ideal, sind jedoch keine Einstellungsvoraussetzung. Sie zeichnen sich durch eine strukturierte und gewissenhafte Arbeitsweise, Engagement, Diskretion und diplomatisches Geschick, sowie selbständige Arbeitsweise aus. Einen besonderen Wert legen wir auf Teamgeist, Zuverlässigkeit und Serviceorientierung, sowie Verhandlungsgeschick, verbunden mit einem sicheren und verbindlichen Auftreten.  

Wir bieten

Eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit mit flexiblen Arbeitszeiten in einem internationalen Arbeitsumfeld.  Die Bezahlung erfolgt im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses, entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung gemäß Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst TVöD (Bund) bis EG 9b. Sozialleistungen werden vergleichbar zum öffentlichen Dienst gewährt, einschließlich einer betrieblichen Altersversorgung. Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.  Die MPG strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir unterstützen unsere Mitarbeiter*innen bei der Suche nach geeigneten Kinderbetreuungseinrichtungen.

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Onlinebewerbung. Bitte bewerben Sie sich bis zum 04.09.2022  ausschließlich online unter folgendem Link:

Online Bewerbung.

Weitere Informationen über das MPIA finden Sie unter www.mpia.de

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