Direktionssekretär*in (m/w/d)

Organisation & Verwaltung Göttingen
Astronomie & Astrophysik

Ausschreibungsnummer: Sekr 2021 Sonne

Stellenangebot vom 22. Juli 2021

Das Max-Planck-Institut für Sonnensystemforschung in Göttingen betreibt Grundlagenforschung auf dem Gebiet der Physik des Sonnensystems.Mit seinen ca. 300 Mitarbeitenden ist es eines der führenden Institute im Bereich der Sonnenphysik und der Planetenforschung.Insbesondere werden im Institut wissenschaftliche Instrumente entwickelt, gebaut und getestet, die auf Weltraummissionen zum Einsatz kommen.

Für den Direktor der Abteilung Sonne und Heliosphäre und sein Team suchen wir ab sofort un din Vollzeit (39h) eine/n Direktionssekretär*in (m/w/d).

In dieser Funktion unterstützen Sie den Direktor und die Abteilungsmitarbeiter*innen bei organisatorisch und administrativen Themen. An der Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung tragen Sie mit einer konstruktiven Kommunikation zum reibungslosen Ablauf bei. Die Entlastung des Direktors vom Tagesgeschäft steht hierbei im Mittelpunkt.

Ihre Aufgaben

  • Führen des Abteilungssekretariats inkl. Terminplanung für den Direktor
  • selbstständige Bearbeitung der Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
  • Vorbereitung, Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
  • Organisation und Durchführung von Konferenzen, Workshops, Kolloquien etc.
  • Unterstützung bei der Organisation von wissenschaftlichen Gremiensitzungen (Fachbeirat, Kuratorium)
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen einschl. Protokollführung
  • Betreuung aus- und inländischer wissenschaftlicher Mitarbeiter*innen und internationaler Gäste der Abteilung
  • Pflege der Publikationsliste und des CV des Direktors
  • Pflege und Aktualisierung verschiedener Webseiten
  • Verwaltung der Büroräume der Abteilung
  • Unterstützung des Referenten des Direktors

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Berufserfahrung, vorzugsweise in einer Forschungseinrichtung
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Produkten und Webanwendungen
  • Kenntnisse in LaTeX sind wünschenswert
  • Freude am Arbeiten in einem internationalen Umfeld
  • selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
  • Kontaktfreude sowie ausgeprägtes Organisationstalent
  • zuverlässig und diskret

Unser Angebot

Wir bieten eine vielseitige und abwechslungsreich Tätigkeit in einem internationalen Umfeld, eine angenehme Arbeitsatmosphäre und die Möglichkeit, sich auch durch eigene Ideen einzubringen. Die Stelle ist zunächst auf 2 Jahre befristet mit der Option auf anschließende Festanstellung. Die Bezahlung erfolgt entsprechend ihrer Qualifikation bis zur Entgeltgruppe 8 gemäß TVöD (Bund). Sozialleistungen werden vergleichbar zum öffentlichen Dienst gewährt, einschließlich einer betrieblichen Altersvorsorge, Jahressonderzahlung und 30 Tagen Urlaub. Unsere flexiblen Arbeitszeiten und der betriebsnahe Kindergarten erleichtern die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt und lädt insbesondere Mitglieder von unterrepräsentierten Gruppen zur Bewerbung ein. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Ihre Bewerbung

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse/Bescheinigungen) bis 31. August 2021 per E-Mail als eine pdf-Datei an:

Fragen zur Position beantwortet Ihnen gerne Ines Dominitzki ().

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

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