Administrative Assistenz (m/w/d)

Organisation & Verwaltung Tübingen
Festkörperforschung & Materialwissenschaften Struktur- und Zellbiologie Informatik

Ausschreibungsnummer: 21.19.

Stellenangebot vom 3. Oktober 2019

Das Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme ist ein international führendes Forschungsinstitut, das sich mit den grundlegenden Fragestellungen von Künstlicher Intelligenz und Robotik beschäftigt.

In der Abteilung „Empirische Inferenz“ von Prof. Schölkopf in Tübingen wird ab sofort eine Administrative Assistenz (m/w/d) mit Arbeitsumfang zwischen 50% und 100% gesucht.

Ihre Aufgaben

  • Unterstützung bei Bestellungen
  • Sammlung, Vorbereitung und Abwicklung von Beschaffungsvorgängen
  • Einholung und Vorbereitung von Vergleichsangeboten, Einholung und Koordination benötigten Unterlagen, z.B. Leistungsverzeichnisse
  • Durchführung der Inventur, Anlegen und Führen einer Inventarliste, Deinventarisierung
  • Administrative Unterstützung bei der Planung, Organisation und Ausrichtung von Wettbewerben
  • Organisation von Gästebesuchen und internen Veranstaltungen in der Abteilung
  • Verschicken von Einladungen, Vorabbetreuung der Gäste vor ihrem Besuch (z.B. Wegbeschreibung, Ausstellen von Briefen zur Erteilung von Visas), interne Organisation der Besuche (Catering, Raumbelegung, Ausarbeitung von Programmen, Reisekostenabrechnung)
  • Verwaltung des Gästehauses 

Ihr Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
  • Sehr gute Kenntnisse in Standardsoftware (Microsoft Office)
  • Hohes Maß an Engagement, Verlässlichkeit und Selbständigkeit
  • Interkulturelle Kompetenz
  • Einschlägige Berufserfahrung ist vom Vorteil 

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen eine höchst interessante, anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld. Die Bezahlung erfolgt in der Entgeltgruppe E6 gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund). Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Der Arbeitsort ist Tübingen und die Stelle kann flexibel zwischen 50-100% besetzt werden.

Die Max-Planck-Gesellschaft ist bemüht, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Ferner unterstützen wir aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Die Max-Planck-Gesellschaft ist auch bestrebt, den Anteil von Frauen in Führungspositionen zu erhöhen und fordert deshalb qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf.

Ihre Bewerbung

Ihre Bewerbung muss mindestens ein aussagekräftiges Anschreiben sowie einen Lebenslauf und die relevanten Zeugnisse enthalten. Die Stelle wird bald möglichst besetzt. Bewerbungen bis zum 31.10.2019 werden bevorzugt behandelt. Rückfragen und Bewerbungsunterlagen stellen Sie bitte an Lidia Pavel .

Sollten Sie eine postalische Bewerbung bevorzugen, richten Sie diese an:

Max-Planck-Institut für Intelligente Systeme
Frau Lidia Pavel
Max-Planck-Ring 4
72076 Tübingen

 

 

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