Forschungsbericht 2016 - Archiv der MPG

Das Archiv der Max-Planck-Gesellschaft – ein Rückblick auf das Jahr 2015

Autoren
Starkloff, Kristina
Abteilungen
Archiv der MPG
Zusammenfassung
Das Jahr 2015 brachte gravierende personelle Veränderung und zugleich eine Verjüngung im archivfachlichen Bereich mit sich. Die Neubesetzung der Hälfte der Archivarsstellen (Stellvertretung und Archivar des gehobenen Dienstes) erwies sich als Chance, Zuständigkeiten zu verändern und interne Abläufe zeitgemäß zu organisieren.

Wie schon im Vorjahr galt es, neben der Erledigung grundlegender Archivarbeit die Sichtbarkeit in der Öffentlichkeit zu verbessern und MPG-interne und externe Anfragen aus dem In- und Ausland zu beantworten. Als besondere Herausforderung erwies sich auch in diesem Jahr die Rolle des Archivs im Zusammenhang mit dem Forschungsprogramm „Geschichte der Max-Planck-Gesellschaft (MPG)“. Zu nennen ist auch die Beratungsfunktion innerhalb von Krisenstäben oder der Schriftgutverwaltung innerhalb der Generalverwaltung. Neuland wurde mit der Vorbereitung eines elektronischen Langzeitarchivs betreten.

Personelle Neuausrichtung/Bestandsorganisation

Eine Folgeerscheinung der personellen Veränderungen war, dass insbesondere im Bereich der Aktenüberlieferung auf lang aufgebautes Wissen nicht weiter zurückgegriffen werden konnte. Problematisch war dies vornehmlich aufgrund der unsystematischen Aufstellung und nahezu gänzlich fehlenden Verzeichnung der Generalverwaltungsunterlagen seit Gründung der Max-Planck-Gesellschaft (II. Abteilung).

Um dieser stark auf Wissen langjährig beschäftigter Personen basierten Organisation gegenzusteuern, war im Jahr 2014 mit der Entwicklung einer Tektonik (hierarchische Gliederung der Bestände eines Archivs in Gruppen oder Abteilungen) ein Anfang gemacht worden. Nur auf diese Weise ist es zukünftig möglich, größere Aktenmengen anzunehmen, archivfachlich zu bearbeiten und effizient der Nutzung zur Verfügung zu stellen. Die Systematik ist letztendlich auch für die strukturierte Übernahme digitaler Unterlagen Grundvoraussetzung.

Nun gilt es, sämtliche bereits magazinierte Akten – also einige Kilometer – in diese Tektonik zu verzeichnen und entsprechend aufzustellen. Eine eindeutige Zitation durch die Forschung wäre ansonsten nicht möglich, eine schnelle Auffindbarkeit des Archivguts deutlich erschwert. Diese Arbeitsleistung scheint bei nur drei Archivaren mit diversen Zusatzaufgaben nahezu von Vornherein zum Scheitern verurteilt. Da die Zukunftsfähigkeit bezüglich der Übernahmen, Magazinierung und Nutzung des Archivs entscheidend von einer strukturierten Vorgehensweise abhängt, sind diese Prozesse jedoch unumgänglich.

Eine große Bereicherung waren die zahlreichen sehr engagierten „Hilfskräfte“, deren Anwerbung teils fast schon fantasievoller Methoden bedarf. Studentische Hilfs- und Projektkräfte, Praktikanten und die Zusammenarbeit mit der Behindertenwerkstatt Berlin sowie der gemeinnützigen Beschäftigungs- und Qualifizierungsgesellschaft mbH tandem BQG überzeugten auch in diesem Jahr durch großen Einsatz. Zu notieren ist jedoch, dass das Stammpersonal nun viel Zeit in die Betreuung und Organisation dieser Kräfte investiert, um Fachaufgaben anteilig zu delegieren, für die es ursprünglich selbst ausgebildet wurde. Dass generell die Erledigung der enormen Anforderungen an das Archiv gelingen kann, liegt an dem weit überdurchschnittlichen Engagement der Mitarbeiter des Archivs. Ihnen sei an dieser Stelle herzlichst gedankt.

Der personelle Wechsel bot zugleich die große Chance, Aufgaben des Archivs zu überdenken, effizienter zu gestalten und in Zuständigkeitsbereiche aufzuteilen, etablierte Muster zu hinterfragen, neue Strategien zu entwickeln und weitere  Kooperationen zu schließen.

Benutzung der Archivbestände

Die Zahlen zur Benutzung lagen im Jahr 2015 mit 131 Benutzern an 226 Benutzungstagen (612 Benutzungen) knapp über denen des Vorjahrs. Insgesamt wurden 3771 Archivalien, 247 Fotos und zwei Alben vorgelegt. Leicht rückläufig war die Bibliotheksbenutzung mit 156 (2014/207) Zugriffen. Die Ursache ist in dem nahezu im Gesamtjahr unzugänglichen Bibliothekskatalog zu vermuten. Gegen Ende des Jahres konnte die Migration der Katalogdaten abgeschlossen werden, so dass sämtliche Publikationen nun im überregionalen Karlsruher Virtuellen Katalog (KVK) und über die Archivhomepage sichtbar sind. Insgesamt wurden 1600 Auskünfte ins In- und Ausland erteilt. Schwerer als die Zahl wiegt hier jedoch der Rechercheaufwand, der jeweils für eine qualifizierte Antwort zu leisten ist. Auffällig war in diesem Jahr die Zahl der komplexen Anfragen aus der Verwaltung, die Rückschlüsse über die Dienstleisterqualitäten des Archivs zulässt.

Die Dienstbibliothek wuchs durch Neuanschaffungen um 345 Bände. Neben abgegebenen Pflichtexemplaren sind neben dem Ankauf die Buchgeschenke zu nennen, für die sich das Archiv herzlich bedanken möchte.

Übernahme

Verwaltungsschriftgut

Aufgrund der oben genannten Organisationsvorgänge und massiver Verzeichnungsrückstände wurde Schriftgut aus der Generalverwaltung in diesem Jahr nur zurückhaltend angenommen. Nahezu alle Lagermöglichkeiten sind belegt und müssen zunächst umgeschichtet werden. Wichtig ist hierbei, die große Anzahl von Aktenordnern systematisch in die Regale zu räumen, um aufwendige Doppelarbeit zu vermeiden.

Intensiviert wurde die außergewöhnlich gute Zusammenarbeit mit der Registratur der Generalverwaltung durch einen Hospitanzbesuch ihrer Mitarbeiter im Archiv Berlin. Beratend agierte das Archiv im Bereich des Dokumentenmanagementsystems (DMS), insbesondere bezüglich der vorgesehenen Archivierungsfunktion.

Ende des Jahres bewerteten (= Einstufen der Unterlagen in archivwürdige – auf Dauer aufzubewahrende – und zu vernichtende Akten) alle MPG-Archivare, einschließlich des Mitarbeiters der Zweigstelle, in Zusammenarbeit eine größere Aktenmenge nach Unterlagengruppen, was sich als ausgesprochen produktives Vorgehen erwies. Die Ergebnisse werden in komprimierter Form in das sogenannte Dokumentationsprofil des Archivs der MPG einfließen und zu gegebener Zeit veröffentlicht. Erklärtes Ziel dahinter ist die Transparenz von Bewertungsvorgängen.

Vor- und Nachlässe

Der Einwerbung von Unterlagen gehen stets aufwendige Aktivitäten im Vorfeld voraus. Zunächst muss das Archiv mit seinen Aufgaben und Sammlungsschwerpunkten vorgestellt werden. Hinzu kommt die Vermittlung des Aspekts der Archivwürdigkeit: Nicht alle Dokumente, die Abgebende als zentral beschreiben, sind Teil einer aussagekräftigen Überlieferung beziehungsweise nicht alle Dokumente, die wertlos erscheinen, sind auf lange Sicht uninteressant für die Forschung. Darüber hinaus sind Beratungen in puncto personenbezogene Daten notwendig. Angesichts zu erwartender steigender Papiermengen und des Auftrags, eine aussagekräftige Überlieferung zu bilden, spielt die archivische Bewertung eine immer größere Rolle.

Generell ist zu der Übernahmepraxis bei Vor- und Nachlässen zu sagen, dass – mit wenigen Ausnahmen und abweichend von der vormals üblichen Akquirierung von nachträglich zu bewertendem Zwischenarchivgut – nur noch vorab archivfachlich bewertete Unterlagen ins Archiv gelangt sind beziehungsweise in Zukunft dorthin gelangen sollen. Dadurch wird unter anderem dem Umstand der mittlerweile knappen Magazinflächen entsprochen.

Insgesamt wurden zwölf Vor- und Nachlässe bewertet und übernommen (52 laufende Meter). Die wissenschaftlichen Papiere der Präsidenten Peter Gruß und Hans F. Zacher wurden bewertet (37 laufende Meter). Exemplarisch sind weiterhin die Unterlagen von Bert Sakmann und Ernst Rabel hervorzuheben. Ein Alleinstellungsmerkmal der Papiere von Bert Sakmann ist die darin enthaltene Information über das erste Max-Planck-Institut auf amerikanischem Boden.

Mit der Übernahme des Nachlasses von Ernst Rabel erfolgte eine seit langer Zeit angestrebte Einwerbung. Zwar handelt es sich um einen nicht sehr umfangreichen, dafür aber prominenten Nachlassbestand, der auf den Gründungsdirektor des Kaiser-Wilhelm-Instituts für ausländisches und internationales Privatrecht zurückgeht. Die Übernahme des Nachlasses kann aber auch in anderer Hinsicht als außergewöhnlich gelten: Die aus verschiedenen Provenienzen (Herkunft) zusammengetragenen Unterlagen befanden sich über mehrere Jahre in Ernst Rabels Überseekoffer verschlossen im Max-Planck-Institut für ausländisches und internationales Privatrecht in Hamburg, bevor sie im März 2015 nach langwierigen Verhandlungen ins Archiv gelangten. Zum Bestand erfolgten bereits im Vorfeld wiederholt wissenschaftliche Anfragen; mit zahlreichen weiteren ist zu rechnen. Der Nachfrage ist mit einer differenzierten Erschließung bereits entsprochen worden; demnächst soll in Kooperation mit dem Max-Planck-Institut in Hamburg auch die Digitalisierung des Bestands erfolgen. Im Resultat können Forscher deutlich komfortabler auf die Archivalien zugreifen, ohne das Archiv aufsuchen zu müssen. 

Weitere Übernahmen

Insgesamt wurden in diesem Jahr knapp 538 laufende Meter Akten sowie einige Manuskripte und Fotos an das Archiv der Max-Planck-Gesellschaft übergeben. Die Bibliothek erweiterte ihren Bestand um 120 Bücher, worunter 50 Pflichtexemplare fallen.

Erschließung

Die bislang unsignierten (nicht mit einer eindeutigen Identifikation versehenen) Unterlagen des sogenannten „alten Aktenplans“ der Generalverwaltung (II. Abteilung) sowie eine Vielzahl von Kommissionsakten wurden in der neuen Tektonik erschlossen. Damit wurde die Praxistauglichkeit der Organisation unter Beweis gestellt (128 laufende Meter). Im Nachlassbereich sind insbesondere die abgeschlossenen Verzeichnungs- und Ordnungsarbeiten der Bestände Carl Friedrich von Weizsäcker, Rolf Hassler, Ernst Rabel und Werner Heisenberg herauszustellen. Letztgenannte konnten im Rahmen der ausgesprochen produktiven Kooperation mit der Heisenberg-Gesellschaft erfolgreich durch Anwerbung einer qualifizierten Fachkraft abgeschlossen und ebenfalls für eine Digitalisierung vorbereitet werden.   

Die von Forschern aus dem In- und Ausland viel genutzten Unterlagen des Kaiser-Wilhelm-Instituts für Anthropologie, Eugenik und Erblehre wurden zusammen mit relevanten Fotografien für eine Digitalisierung vorbereitet. Ziel ist es insbesondere, Forschern aus dem Ausland diesen viel angefragten Bestand deutlich komfortabler zur Verfügung zu stellen und die sensiblen Akten vor häufigen Zugriffen zu schützen.   

Große Fortschritte machte die Retrokonversion von Findmitteln. Neben der Durchführung des 2014 genehmigten DFG-Projekts werden fortwährend Verzeichnisse aus dem Microsoft Word-Format in die Datenbank übertragen. Das zunächst utopisch wirkende Ziel, alle vorhandenen Angaben in die Archivverwaltungssoftware zu überführen, scheint zusehends erreichbarer. 

Bestandserhaltung

Eines der wichtigsten Mittel zur Erhaltung der wertvollen Unterlagen ist die archivfachlich korrekte Lagerung und Verpackung. Anfang des Jahres wurden für die zahlreich übergebenen Pläne weitere Spezialschränke angeschafft, um die mitunter schlecht erhaltenen Stücke liegend, licht- und staubgeschützt zu lagern. Große Fortschritte machte die bislang kaum erfolgte Entmetallisierung und Verpackung der II. Abteilung (MPG-Überlieferung). Trotz belegbarer Dringlichkeit stehen dem Archiv keine festen Mitarbeiter zur Verfügung. Durch eine sechsmonatige Kooperation mit Tandem BQR und einer Projektstelle konnten jedoch insgesamt 220 laufende Meter umgelagert werden. Die Kehrseite der Medaille ist, dass die hauptamtlichen Archivare viel Zeit in die Einarbeitung und Betreuung investieren müssen, um gute Ergebnisse zu erzielen.

Rechtsfragen/Öffentlichkeitsarbeit

Rechtliche Belange spielen auch in Archiven eine wachsende Rolle. Relevant sind hier insbesondere urheberrechtliche Fragen, zu schützende Daten und Besitznachweise.

Das Jahr begann mit einer Veranstaltung in Kooperation mit dem Hamburger Staats- und Stadtarchiv. Eine Annäherung an Fragen zur Nutzung und Bearbeitung von Nachlässen war erklärtes Ziel. Dazu konnten Christian Baldus (Juristische Fakultät der Universität Heidelberg) und Andreas Nestl (Staatsarchiv München) gewonnen werden. Im Vorfeld waren Vorlassgebern und den Erben der Nachlassgeber Verträge übersandt worden, mit deren Abschluss die Unterlagen in den Besitz des Archivs übergehen. Die hohe Rücklaufquote bestätigt das große Vertrauen, das dem Archiv entgegengebracht wird. Oberste Priorität muss es auch zukünftig sein, dies zu behalten, um auch weiterhin die Unterlagen der herausragenden Forscher der MPG für die interessierte Öffentlichkeit aufzuarbeiten und unter Beachtung rechtlicher Normen zur Verfügung zu stellen.

Im Zuge der Neuausrichtung des Hauses wurde die Notwendigkeit einer gültigen Rechtsgrundlage sichtbar. Die bislang praktizierte Anlehnung an das Bundesarchivgesetz erwies sich als wenig forschungsfreundlich und nicht vollumfänglich für die Besonderheiten der MPG anwendbar. Das entsprechend entworfene Archivstatut einschließlich der novellierten Benutzungsordnung sollen nach ihrer Verabschiedung durch den Senat die Pflichten und Rechte des Archivs fixieren.   

Häufiger Nachfrage erfreuten sich die Führungen durch das Archiv und das historische Gebäude „Otto-Warburg-Haus“ vonseiten MPG-interner und externer Besucher aus dem In- und Ausland.

Nach mehrjähriger Publikationspause konnten dieses Jahr zwei langjährige Projekte zum Abschluss gebracht werden. So erschien Anfang des Jahres eine Promotion zur „Deutschen Forschungshochschule“ (1947-1953). Kurz vor Jahresende konnte nach fast zehn Jahren akribischer Recherche und Informationssammlung das Mitgliederverzeichnis (1949-2002) fertiggestellt und veröffentlicht werden. Zusammen mit einem Großteil der weiteren Publikationen des Archivs sind diese nun auch online über die Homepage abrufbar.

In den letzten Stunden des Jahres wurde die neue Internetpräsenz des Archivs freigeschaltet. Neben umfangreichen Informationen zum Archiv, seinen Downloadbereichen, der Nutzung, seinen Angeboten und den Beständen werden dort in Kürze die Findmittel online recherchiert erscheinen. Der Zugriff auf den Onlinekatalog der Bücherei ist bereits gewährleistet. Auch an dieser Stelle sei allen beteiligten Mitarbeitern für die ausnehmend kreative Gestaltung und investierte Mühe herzlich gedankt.   

Langzeitarchivierung elektronischer Daten

Bereits im letzten Jahr war dem Archiv der MPG mündlich die Übergabe der Software DIMAG von Seiten der Generallandesdirektion der staatlichen Archive Bayerns zugesagt worden. Diese zeigte damit ein außergewöhnliches Entgegenkommen, da die Verpflichtung der Landesarchive lediglich landeseigene Zuständigkeit (z.B. Kommunal- und Kreisarchive) einbezieht. Im Gegenzug bietet das Archiv der MPG an, als Prototyp die Implementierung der Software in einem kleineren Archiv zu testen und die Ergebnisse Interessierten zu übermitteln.

Mit Erhalt von DIMAG kann nun im ersten Schritt mit dem Aufbau einer angemessenen Infrastruktur begonnen werden. Nur durch diese Übergabe können die genuin digitalen Daten der MPG zu deren Bedingungen und unter Einbeziehung der bestehenden herausragenden Infrastruktur ökonomisch tragbar übernommen und verwaltet werden. Mit der Zusicherung eines weiteren, für die digitale Langzeitarchivierung zuständigen Mitarbeiters wurden grundlegende Voraussetzungen geschaffen. Zugleich drückt die MPG damit ihren Willen aus, neben analogen Unterlagen auch genuin digitales Schriftgut langfristig zu sichern und der Forschung zur Verfügung zu stellen. 

Große Unterstützung erhielt das Archiv von den beiden internen Rechenzentren, dem Gemeinsamen Netzwerkzentrum (GNZ) und dem Rechenzentrum Garching (MPCDF). Beiden sei für die schnelle und lösungsorientierte Herangehensweise herzlichst gedankt. Auch wenn die Software noch nicht angekauft werden konnte, fanden bereits sehr vielversprechende Absprachen mit dem Landesarchiv und den Max-Planck-Institutionen statt.

Weitere Fortschritte konnten im bislang völlig ungelösten Bereich der E-Mail-Archivierung erzielt werden. Die Notwendigkeit wird vornehmlich aus der analogen Nutzung deutlich. Viele Forschungsfragen können nicht zuletzt unter Betrachtung der Korrespondenz von Wissenschaftlichen Mitgliedern beantwortet werden. Entsprechend kommt der Überlieferung von E-Mails eine hohe Priorität zu. Nach zweijährigem Werben konnten zwei Kooperationspartner, das Landesarchiv Baden-Württemberg und die Akademie der Künste Berlin, gewonnen werden, um mit der Entwicklung einer technischen Lösung zu beginnen.

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